1报销管理
1.1 报销原则
1.1.1 资金的使用实行“先计划申请，后开支”的原则，每月22号前各部门需上报下月资金支付计划,财务处审核后每月25号前同时上报教育集团。
1.1.2 对于非经常性费用，必须先经过申请，经过部门/学部审核，校长审批后才能报销。（参照最新授权体系执行）
1.1.3 资金计划外及预算外费用支出，需根据授权进行单独提报操作。
1.1.4 原则上，基建项目及单项金额超过20,000元的物资采购、服务周期较长及其他支出项，必须需签订施工或购销协议，报销时附协议复印件，并接收协议扫描件存档。
1.2 报销时间
原则上发票核销有效期三个月，即自发票开具日起超过三个月的不予报销，如遇跨年报销的必须在12月31日前将发生的费用提报至财务处，发票于次年1月31日前提交，否则逾期一律不予报销。
1.3 报销程序
报销审核流程中学校财务处参照月度预算，审核通过后方可报销；
1.4 付款方式要求
学校与其他单位之间的经济往来，原则上须通过银行转账结算。如确实需要使用现金的，经办人须写情况说明，校长签字后方可领取现金（原则上不使用现金，现金结算上限为1,000元）。走审批后对公转账预支给经办人进行结算。
1.5 报销票据要求
1.5.1 报销发票的内容包括购货单位的名称，社会统一信用代码证号（纳税人识别号），经营业务的内容、数量、单位和金额日期、填制人员的签名或者盖章，并盖有开具发票单位的发票章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。注：如发票名开具“办公用品”、“日用品”、“商品”等情况，并非开具明细商品的具体名称的，必须提供对方加盖发票章或财务章的发票清单。发票面额超过1万元的需打印附上国税验证记录。
1.5.2 报销费用时必须进入系统填写《费用报销单》，提交报销时除需上传附件外，还需将纸质附件及时提交至学校财务处；所有附件单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。
1.6 各项费用报销具体规定
1.6.1 差旅费
1.6.1.1 出差必须提报《出差申请单》HER出差申请，费控出差申请，经批准后方可出差；
1.6.1.2 由学校统一安排到其它单位学习、培训、交流、演讲、比赛的，对方单位统一安排住宿、膳食的，只报销长途交通费，住宿、伙食等费用按与对方的约定据实报销。
1.6.1.3 差旅费报销标准（按学校人事签批统一标准执行）
1.6.1.4 报销期限
出差回来后一周内按报销程序办理相关费用报销手续（出差申请表作附件）。
1.6.2 汽车费用
1.6.2.1 汽车加油、常规保养、日常修理（不含清洗）实行定点办法，原则上即只能到与学校签有协议的加油站、维修厂进行加油、维修。
1.6.2.2 出车实行“领导审批、用车人确认”办法，用车人必须根据授权审批后才能出车，出车后用车人在《汽车行程表》上签字确认。
1.6.2.3 报销汽车费用时必须附上发票、《汽车行程表》。
1.6.2.4 因接送学生工作需要，须租用汽车接送学生的，必须由学校统一招标与派车单位签订合同，合同财务备份一份。
1.6.2.5 报销汽车租赁费时，必须在发票上列明租赁期限、租赁次数、收费单价，学校行政部门确认车辆租赁是否隶属于签署合同的对方单位，并核对单价和趟次是否属实，是否一致。最后经由学校财务人员审核相关费用与发票是否合规进行财务报销。
1.6.2.6过桥过路费凭当日过桥过路费整个票据报销。中途燃油不足急需要半途加油，凭加油票报销（加油票需要当车随行跟车教职工或带队人员确认属实签字）。原则上需要发车前补足燃油箱。停车费写好日期和出行时间，行政负责审核趟次和派车时间是否属实。
1.6.3 业务招待费
1.6.3.1除校级领导外，其他人员因外联工作需要应酬的，必须先经过校长同意后才允许发生，否则费用自负。
1.6.3.2报销招待费时，必须附业务招待费申请、菜单、发票，在业务招待费明细单上注明招待事由、参与人员、招待人员（如涉及到特殊人物不便注明时，须向财务口头说明，由财务在相关单据上作附注说明）。涉及赠送礼品的，经办人员需建立台帐以备事后审查。
1.6.3.3单笔招待费支出金额超过1500元，原则上应刷卡支付，报销时需附上POS刷卡签购单。
1.6.4 宣传费用（招生、招师、品牌宣传）
1.6.4.1 宣传费用必须先经过申请，经批准后才能开支。
1.6.4.2 报销宣传费用时，必须按以下要求报销：
（1）报纸类：报样、发票、合同（或认刊书）、审批报告；
（2）电视类：播出通知单、发票、刊例、合同、审批报告、监视人签字；
（3）电台类：播出通知单、发票、刊例、合同、审批报告、监听人签字；
（4）条幅类：发票、合同（金额超过3000元）或审批报告、验收入库单；
（5）印刷材料、宣传单页：发票、合同、审批报告、验收入库单；
（6）临时场地租用费：审批报告、发票、合同；
（7）其它宣传品：按照上述办理。
1.6.6 工资、奖金、福利费
1.6.6.1 支付（原则上转账支付）的工资、奖金、福利费统一由人事部制表后根据授权进行审批，由人事负责通过银行代发薪酬模块方式支付，并将审批附件交由财务处备份，且并必须取得银行划款回单。
1.6.6.2 特殊原因需支付现金的需要提交申请报告，经校长同意后，应由收款人开具委托书、委托人与受托人身份证复印件、委托人与收款人的关系证明（夫妻、家人），委托他人代领，经财务审核同意后，才允许代领，通过报销手续审批后转入代领人银行账户内，以上资料做为附件，原则上不能代领。
1.6.6.3 实物支付性质的劳保福利：由人事处或行政办公室制表，财务审核，校长审批后，教职员工签收确认后才准予发放。
1.6.6.4 教职员工辞、离职或被解雇的，必须办理离职手续，经各部门确认无遗留问题，校长审批同意后，才准予办理工资结算手续。（注：财务人员需根据教育集团财务垂直管理办法执行）
1.6.7 办公用品、教学用品、清洁费品、维修材料、学生奖品
1.6.7.1 办公用品、教学用品、清洁费品、维修材料原则上由校行政后勤部统一采购，各部填写《采购申报表》，根据学校责权表相关审批人审批后才能采购。报销时必须附发票、《采购申报表》、销售小票（在发票上已列明细的除外）、验收入库单、合同，方可办理报销业务。
1.6.7.2 特殊情况可由各部门根据实际情况，根据学校责权表相关审批人审批同意后，凭经批准的《采购申报表》，自行采购，报销时必须附发票、《采购申报表》、销售小票（在发票上已列明细的除外）、验收入库单、合同，方可办理报销业务。
1.6.7.3根据学校责权表相关审批人审批同意后，凭经批准的《采购申报表》学生奖品可由学部自行采购此项目前制度是采购员负责购买或由采购员授权学部经办人购买，走付款审批程序后通过银行汇款方式付款。先由学部向学校提出书面申请，报销时必须附发票、《采购申报表》、销售小票（在发票上已列明细的除外）、验收入库单、合同，方可办理付款报销业务。
1.6.7.4 采购金额超过20,000元的，需签订采购合同，金额在1,000元至20,000元的需提供简易比价表。（具体参照教育集团招标采购制度）
1.6.8 学生用品
1.6.8.1 范围：学生用品指校服、书包、作业本、教材、生活用品、床上用品等。
1.6.8.2 学生校服、书包、生活用品、床上用品由各学部汇总报校行政后勤部，根据汇总需求，拟定采购单，经《教育集团招标采购制度》流程批准后，与相关厂家签订合同，再进行采购。
1.6.8.3 教材、作业本由各学部根据学生人数，拟定采购单，经批准后，报学校统一进行采购。
1.6.8.4 报销时，凭发票、采购单、合同、入库单办理报帐手续。
注：以上具体参照教育集团招标采购制度
1.6.9 食堂用品报销（集团采购的按集团规定执行）
1.6.9.1 厨具、餐具的采购，必须凭经批准后《采购申报表》才能采购。
1.6.9.2 报销时，凭发票、《采购申报表》、合同、入库单办理报帐手续。
1.6.9.3 食品成品、食品原料实行定点采购，必须与供应商签订供销合同，报帐时凭采购单、合同、发票、入库单办理报帐手续。原则上应找当地有资质的食品供应商等购买，由采购负责到财务办理结款事宜。
1.6.10 图书资料
图书资料必须先经过批准才能采购，报销时凭发票、合同、入库明细单办理报帐手续。图书馆图书需建立保管台帐。
1.6.11 修缮费用、工程改扩建费、大型设备维护费用
此类费用必须经过事前申请，做好费用预算，经财务审核根据学校责权表相关审批人审批后才能发生，报帐凭发票、审批报告、工程决算书或收费明细、合同才能办理报帐手续。
1.6.12 水电费用
水电费的报销凭发票、《费用分配表》（在学校各部门及学生间进行分配），办理报销手续。办理托收代扣需事前列出测算底稿。
1.6.13 其它费用（学生、教师专项活动动费用、特殊业务费用）
由业务发起部门负责人事前报书面申请或活动方案，经校长审批同意。
1.6.13.1 相关要求：组织、安排活动部门负责相关物资的购买，报销时相关要求参照上述各类物资报销规定执行。
1.6.13.2 报销程序：参照3.3报销程序。
1.6.13.3 款项支付方式：学生奖品、秋游活动的租车费、餐饮费、奖学金均通过银行汇款方式支付给对方单位。
1.6.14 租赁费报销规定
教学、行政办公、住宿需要租用房屋的或其他场所、设施，必须与对方签订合同，合同财务备份一份。报销时附上发票、合同原件（或由财务在费用报销单上注明合同编号），按规定程序办理报销手续。
1.6.15 学生事务经费报销规定
1.6.15.1如医疗费用（校方有责）分两种情况：
a.单项金额大于免赔额的以上，由保险公司将报销金额打款至学校账户，学生凭医院发票、发票清单、经班主任、学生处、学部校长签字确认后根据授权报销；
b.单项金额小于等于免赔额的，学生凭医院发票、发票清单、经班主任、学生处、学部校长签字确认后根据授权报销；
1.6.15.2各种学生活动（春秋游、运动会等）报销需由业务发起部门负责人事前报书面申请，经校长审批同意；报销附件：事前申请、发票、活动方案、验收单（活动照片）。
1.6.16 采购存货及固定资产的注意事项
1.6.16.1采购的存货或固定资产经办人应当月将入库单、验收单送至财务处，财务据此入账。报销可以待单据齐全后再办理。
1.6.16.2本制度内提及的报销用相关表格应作为制度附件，如：汽车行程表、出差申请单、采购申报表等。
2 借款管理
2.1备用金借款：现金借支，严格遵循“前账不清、后账不借”的原则。因工作性质特殊，需借支备用金的，由借支人提报借款单，事由注明“备用金”字样，并附上备用金所需额度测算依据。根据最新授权审批后在财务处办理借支手续，单人单笔＜2,000元,审批至校长； 2,000元≤单人单笔＜50,000元，审批至教育集团副总经理；50,000元≤单人单笔，审批至控股董事长。
2.2专项借款：因工作需要，确实需要借款的，依据业务情况，按最新授权审批通过后办理，待业务办完后，必须在7天最多不超过10天内报销费用，归还借款。
2.3财务处必须对借款进行备查登记，及时催还借款，若因借款人原因无法收回借款的或逾期30天以上的，告之借款当事人后，从月度工资中扣回直至将欠款余额全部冲销为止。当发生教职员工离职的，人事处须交由财务处核查其有无借款，在确保没有借款或借款已清理的情况下，才能办理离职手续。
2.4以上借款均需在当年的12月25日前进行清理。
3 费用审核办法
3.1 费用审核的原则
3.1.1 真实性：原始凭证表述的事项与实际业务相符。若原始凭证表述的事项与实际业务不符，则是虚假的凭证，对弄虚作假的原始凭证，学校财务处在不予受理的同时应当予以扣留，并及时向校领导报告，查明原因，追究当事人的责任。
3.1.2 合法性：原始凭证表述的事项与经济业务相符。并且经济业务的本身符合国家有关法规、制度的规定。
3.1.3 合规性：指费用的原始凭证符合学校相关规章制度的规定，对违反规章制度的原始凭证，财务不予受理并告之经办人。
3.1.4 准确性：指原始凭证必须准确地表述经济活动真相。
3.1.5 完整性：是指凭证上文字说明、有关数字按会计制度的要求填写齐全。
3.2 费用的审核事项
3.2.1 发票是否盖有开票单位的发票专用章，发票抬头及纳税人识别号是否正确，开票方与发票专用章是否一致
3.2.2 审核原始凭证“摘要”栏所列品名与采购单所列品名是否相同。若为一般的费用，内容与费用性质是否相同。
3.2.3 审核原始凭证的“日期”是否为收料日或费用发生日期。
3.2.4 审核原始凭证的数量乘以单价是否等于总价，并检查金额大小写是否相符，若不符，则退回发票重新开具。
3.2.5 如是购物票据，必须要有入库单或实物验收人的签名确认。
3.2.6 审核个人收据是否详细填写出据人姓名、身份证号码并加盖私章或签字。
3.2.7 审核原始凭证是否具有可查可据性，即经办人、证明人、验收人是否在发票背面签字，如有必要须将出票人的电话号码写在背面。
3.2.8 审核费用的支付是否与合同约定相符。
3.2.9 审核有实物形态的费用实收数是否与合同约定数、发票所列数相符。
3.2.10 审核发票的真伪性，审核发票是否为合格发票。
3.2.11 审核发票开具是否详细，否则应有对方单位的明细清单。
3.2.12 审核收款方、开票方、合同它方是否一致，如不一致，是否具有相关法定书面约定或委托书。
3.2.13 审核原始凭证的填制项目是否齐全。
3.2.14审核实际发生费用是否超申请，如超申请，需在业务发生前补充申请，申请通过后开展业务。
4 费用报销附件要求
4.1 日常费用类
附件及粘帖顺序：
4.1.1费用报销单（EAS上的出纳环节代打印）
4.1.2报销发票
4.1.3 费用统计表（税控机开具的销货清单、费用明细清单、行程单、公文报告等）
4.1.4 费用申请单（EAS费用申请单，出差申请单等）
4.1.5 审批文件、邮件（如需要）
4.2 物资采购类
附件及粘贴顺序：
4.2.1采购付款申请单（EAS上的出纳环节代打印）
4.2.2报销发票
4.2.3税控机开具的销货清单（客户联）
4.2.4入库单（记账联）
4.2.5出库单（如为即领用）
4.2.6购销合同（如有，原则上2000元以上需订立）
4.2.7采购申请单
4.2.8验收单（如为固定资产）
4.3 工程类（维修费、安装费、装修等）
附件及粘帖顺序：
4.3.1费用报销单（EAS上的出纳环节代打印）
4.3.2报销发票
4.3.3费用明细
4.3.4验收单
4.3.5费用申请单
4.3.6 相关合同
4.3.7 审批邮件（如需要）
4.4 招待费、员工聚餐费
附件及粘帖顺序：
4.4.1费用报销单（EAS上的出纳环节代打印）
4.4.2报销发票
4.4.3菜单/参与人员名单、活动方案（200元以上原则上还需附刷卡POS小票）
4.4.4 费用申请单
4.4.5审批邮件（如需要）
5 收、退费管理规定
5.1收费
5.1.1收费项目：学生收费标准由每学期学费、伙食费、住宿费、簿籍费及代收代支等项目组成。除此以外，学校不得擅自以任何形式向家长收取“赞助费”、“教育储备金”、“集资费”等名目费用。
5.1.2收费标准：具体参照校务委员会决议（如有更新参照最新授权提报）；
5.1.3收费流程：（1）在收费前15天招生部门确定每个学生收费标准及优惠标准录入收费系统，并提供至财务处；（2）在收费前3天财务处将学费预收情况维护至收费系统，反馈给学校招生部门及各学部；（3）招生部门及时将每个学生应缴费用总额通知学部和财务处，由学部负责通知和督促各班主任，由各班主任通知学生家长；（4）学生家长通过登记银行卡信息办理代扣、网上缴费、银行转账或者指定日期到现场缴费；（5）财务处收款后登记收费系统，并将系统数据、收据及收到的款项进行核对；(6）指定收费日后每天财务处对于欠缴及溢缴的情况与学部校长核对，每日将欠费名单邮件发送至学校校长及学部校长，并抄送集团，由学部校长负责催缴，直到零欠费。
注：
1、学校指定收费日当天收到现金财务处与银行人员核对清楚当天缴存银行，银行人员离开后收到现金及时清点存入保险柜，第二天下班前需送存银行（如金额>5万元，需学校派人陪同）；
2、指定收费日结束后当天收到现金原则上当天缴存银行，如有特殊情况第二天下班前需缴存银行（如金额>5万元，需学校派人陪同）。
5.2退费
退费标准：根据福建省教育厅发布的《福建省民办教育收费管理实施细则》的相关规定执行。具体扣费标准如下
民办学校的学生注册缴费后，因故转学、退学和死亡，以及其他原因终止学业的，其入学时缴交的代办费一律按实结算。按学年或学期收费的，一学年按10个月计算，一学期按5个月计算。具体学费和住宿费按以下规定清退：
（一）按学年进行收费的清退规定：
1.缴费后未入读的，学年的学费和住宿费按收费标准的90%予以清退；
2.缴费后入读未满一个月的，学年的学费和住宿费按收费标准的80%予以清退；
3.缴费后入读超过一个月至一个学期（含读完一个学期）的，学年的学费和住宿费按收费标准的50%予以清退；
4.缴费后入读超过一个学期的，学年的学费和住宿费不予清退。
（二）按学期进行收费的清退规定：
1.缴费后未入读或入读未满一个月的，学费和住宿费按收费标准的70%予以清退；
2.缴费后入读超过一个月的，学费和住宿费不予清退。
（三）学生提出退学的，学生本人或其监护人应向学校提出书面申请，未成年人提出退学申请，应由其监护人书面签字确认。学生退费时间从学生提出申请之日起计算。开学时间从正式上课（含教学计划内的军训课程）之日起计算。注：新旧生统一按照以上退费标准执行，学生退费时间从学校开学之日起计算到离校日。
5.2.2退费流程：由家长提出申请，提供我校开具的收费发票或收据，在学校招生部门处提报相关申请走线上报销系统上的根据招生管理退费流程进行提报——>招生经办人员根据规定计算退费金额，将附件收据（发票）、退费申请、并将附件提报财务审核——>根据授权完成剩余付款签批——>财务根据收费台账记录进行审核待退费后及时更新收费台账退费数据——>校财务处出纳根据学生家长提供的银行帐号，通过转帐方式完成退费手续的办理。
